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论中小律师事务所知识管理之难点与破局(2018.2.6)
发布时间:2018/2/22 阅读人数: 611

              广东保信律师事务所   彭磊

    律所的核心竞争力到底是什么?是人才?还是专业?

    我们可以引用蒋勇律师的一句话来回答这个问题:“一家律所经历几十年、上百年的历史,人才可能流动、资本可能耗光、财物可能折损,只有知识是永恒的财富。对知识的管理,本质上就是对律所共同财富的管理。”所以,知识才是律所的核心竞争力。

    律所的知识管理,其实是个老生常谈的话题。诸如金杜所、天同所和阳光时代所在十几年前就开始关注知识管理,其所取得的成就也有目共睹。但是绝大多数中小律师事务所的知识管理仍然止步不前,究其原因,无外乎两点,一是理念没有转变,二是方法太过陈旧。

    笔者就职于广东保信律师事务所(属于中山的区域性综合律所),执业以来,深感知识管理对于律所管理的重要性,特结合本所的实际情况,谈一谈中小律师事务所如何破解知识管理难题,以期对行业发展有所助益。

一、什么是律所的知识管理?

    首先,必须要分清两个概念,即律师个人知识管理和律所知识管理。律所知识管理,属于组织知识管理的基本内容之一,与个人知识管理相去甚远,本文在此仅探讨律所知识管理问题。

    蒋勇律师认为,律所知识管理是对律师的知识和技能进行记录、整理和加工,并将这些知识和技能运用到律师服务质量和效率的提升上,帮助律师在工作的每一个节点做出最有利的决策,这就是律所的知识管理。也有人认为,律所知识管理就是对律所业务流程中无序的知识进行系统化管理,实现知识共享和创新,以改进业务水平和效率。

    在对律所知识管理进行科学定义之前,必须搞清楚一个问题,即律所知识管理的本质需求是什么?到底是办案文件的存储、还是案件的总结归档、还是案件的类案分析,又或者是其他……?

    之所以要做律所知识管理,是为了将组织知识管理的最终价值落实到可观的价值增量上,从这个角度来讲,律所知识管理的根本需求是“让知识再次创造价值”。

    因此,律所知识管理可以这样定义:所谓律所知识管理,是指以提高律师服务质量和工作效率的目的,对律师的知识和技能进行收集和整理,针对每个知识应用场景建立一个合理的知识架构,再将原有的内容以对应的架构进行二次梳理,并将这些知识和技能进行输出和复用。

    律所知识管理,包含了收集、整理、加工、分享、迭代五个环节。



二、律所知识管理有多重要?

    笔者就职的律师事务所,将知识管理、品牌管理、法律产品研发管理和人力资源管理作为律所战略管理的重要内容。

    而律所知识管理一方面可以提高法律服务质量,有利于打造律所专业品牌;另一方面律所知识管理又是法律产品研发的基础性工作;同时,律所知识管理可以帮助律师大幅度提高工作效率,防止律师重复性劳动,节约律所的人力成本;此外,律所知识管理还可以弥补人才流失而导致的律所知识损失。因此,律所应当知识管理作为律所战略管理中的核心工作来抓。

三、律所知识管理的痛点是什么?



(一)海量的“僵尸”文档

    律师在工作过程中需要制作各种法律文书、查找法律法规、搜集判例,因此会形成大量的文档。这些文档以纸张、doc、xls、ppt、pdf等格式散乱的存放于档案袋或电脑硬盘中,可能三五年都不会打开或者翻看。面对海量的“僵尸”文档,我们经常会碰到这样的问题:文档存储、管理困难;查找缓慢、效率低下;文档版本管理混乱;文档无法有效协作共享,造成知识管理举步维艰。

    在互联网时代,“连接比拥有重要”,换句话说,律师真正需要的是快速搜索到相关文档,而非占有该文档。

    同时,必须重视对“僵尸文档”的整理。整理文档的过程也是知识内化的过程,经过分门别类的整理,才能将没有生命力的纸张和电子文档转化为随时能被调取的知识,从而实现“价值增量”。

(二)隐性知识难以提取

    律所知识有显性知识和隐性知识之分。以诉讼案件为例,在办理案件过程中所制作的时间轴、法律关系图谱、代理意见或辩护词,都是显性知识;但是诸如律师办理案件的思路、如何确定请求权基础、如何寻找辩护点,这些便是隐性知识,也就是我们通常所说的办案经验和心得。我们经常说老律师是一个律所的财富,就是因为老律师的经验丰富,但是如何把律师的隐性知识提取总结,从而成为律所知识,这也是律所知识管理面临的一大难题。

    针对这一现状,律所必须以流程化办案为基础,规范办案文书管理和档案管理,严格要求每个案件必须制作详细的结案报告,将律师的办案经验和思路在结案报告中进行总结,以方便知识管理部门提取,从而实现隐性知识显性化。

(三)律师不愿意做知识管理

    律师不愿意做知识管理,原因有二:第一个原因是律师工作忙碌,如果在工作以外又给律师增加知识管理的任务,会造成很大的工作压力,律师从心理上会有排斥。针对这种情况,律所要实现办案流程化、规范化,真正实现知识管理和办案工作一体化,让律师在办案的同时完成知识管理工作。

    第二个原因是律师没有分享的观念和意识。一方面,知识管理为业务工作带来的提升短期内很难显现,更不能直接带来经济收入;另一方面,很多律师有强烈的竞争意识,也习惯了“单打独斗”,不愿意合作和共享。对此,律所必须要让律师转变观念,让律师明白分享是律师个人建立专业品牌的有效途径,让律师认识到律所知识管理对于律所和律师的重要作用。

(四)人才的流动导致知识不断流失

    目前,绝大多数年轻律师还是靠师傅“传帮带”的方式进行培养,年轻律师会从经验丰富的“老律师”那里学到很多办案经验。但是,如果这些隐性知识没有提取和总结,就会导致一种奇怪现象:年轻律师会不断成长,如果这名律师成长起来以后转投他所,在人才流动的过程当中他的知识也会被带走。 


    因此,律所在加强律所文化建设和人力资源管理的同时,更要通过律所知识管理实现知识的提取和固化。

(五)不知道选择什么样的知识管理工具

    如前所述,律师个人知识管理和律所知识管理是两个不同的概念,律所知识管理必须要将知识有形化,有形化后需要工具来承载。但是此时往往都会面临一个问题:到底应该选择什么样的工具来实现律所知识管理?用印象笔记这类的协同笔记?或者是坚果云之类的共享云盘?还是用Tower或者Alpha这类的流程管理工具?这些工具似乎都是合适的,又似乎有一些不一样,到底该如何选择呢?

    笔者也曾面临同样的困惑,简书作者YannisPang说过:“针对不同的知识应用场景,建立了对应的合理知识架构。基于这个知识架构,将你的知识内容数据输入即得到面向价值创造的内容,才是真正的律所组织知识管理工具。”笔者深以为然,但是这种工具仍然停留在概念的层面。

    笔者建议我们不妨换一个思路来思考这个问题,重要的不是使用哪一款工具进行律所知识管理,重要的是如何使用工具进行律所知识管理。也就是说,首先必须要明确律所知识管理的思路和方法论,然后再来选择使用什么样的工具进行管理。

(六)知识管理工作难以持续精进

    金杜律师事务所首席合伙人陆青律师对于律所知识管理说过这么一句话:“从一开始做知识管理的时候,在大家很茫然、很不重视,用了一个很形象的比喻,它是一辆停在那儿的火车,你呼吁大家来推,大家都看看从你边上走过去了,有的人就过来拍拍你的肩膀说,你这个工作很重要,你接着推吧,说完也走了。 ”

    这句话笔者感同身受,金杜律师事务所在做知识管理的初期尚且如此,更何况广大的中小律师事务所,相信这是每个律所在律所知识管理初期遇到的最大问题。

    如前所述,律所知识管理是律所管理的战略性工作,因此律所管理层必须明确认识,全力支持这项工作,并建立相应的制度予以保障。比如在条件成熟的律所设立专门的知识管理部门,或者由专门的合伙人带领几名律师统筹律所知识管理工作,将律所知识管理工作下沉到每一名合伙人和执业律师,并进行绩效考核。


四、律所知识管理的内容有哪些?



(一)文书管理标准化

   律所标准化的文书管理制度,不但是律所文化的重要内容之一,更是律所知识管理的基础性工作。

    绝大多数律师事务所的法律文书,都存在这样一种情况:一家律师事务所发出的律师函,版面设计不同、字体不同、字号不同、行间距也不同,整体看上去很混乱,给客户造成一种不专业的形象,这种情况必须得到改变。

    所谓的文书标准化,就是指同一间律师事务所出具的法律文书和公文,比如律师函、法律意见书、电子邮件、合同格式等,必须明确作出规定,用什么字体、字号多大、英文是什么、中文是什么,行间距有多少,标点符号怎么用,缩进是多少,都进行严格规定,并通过自动化系统一键生成该格式文书。

    标准化文书,配合律所VI,不但是传播律所文化,打造律所专业形象的有效手段。更重要的是,这是律所知识管理的基础性工作,标准化的文书便于专门的知识管理人员提取和分析,更易于转化为知识成果。

(二)文件管理智能化

    文件管理的智能化,主要是就案件资料共享、律师办案协同和律所档案管理而言。这三个方面相辅相成、不可分割。使用类似坚果云之类的共享云盘进行案件资料的共享,进行云端的协同办案,不仅可以有效的提高律师的工作效率,同时也是律所知识管理的前置性工作。

    在办案过程中,案件承办人员与流程管理专员实现资料共享,进行协同办案;案件归档后,所有的案件扫描为pdf文件(做到一案一pdf文件),并通过云盘共享给律所知识管理专员,以方便提取和总结,并将文件转化为律所知识成果。

(三)流程管理规范化

    案件流程管理的规范化是律所知识管理的中心内容,天同律师事务所研发的“商事诉讼41步”、大成律师事务所罗毅律师研发的“新三板业务流程202步”都是流程规范化的典范。流程管理的规范化主要包含以下几个方面的内容:

   1、办案流程的规范化
    如前所述,律所知识管理就是对律所业务流程中无序的知识进行系统化管理,实现律所知识共享和创新。流程化的最大价值在于改变了以往律所组织职能的局限性,水平性地以法律市场需求为导向,把流程从职能组织背后提升到前面来。律所通过无数职能交叉型的流程,研发法律服务产品,并为客户提供法律服务服务。

    比如,我们将民事案件代理分为委托授权阶段、立案阶段、诉讼保全阶段、审判阶段、判后执行阶段和结案归档阶段等六个阶段,将刑事案件代理分为接受委托阶段、侦查阶段、审查起诉阶段、审判阶段和判后阶段。然后将每个阶段律师应当完成的工作、应当制作的法律文书作出了明确的规定,从而实现办案流程的规范化。

    2、文书制作的规范化
    文书制作的规范化与前述文书标准化并非同一个概念,前者侧重于强调律师书面化的工作方式。正如蒋勇律师所言:“将贯穿于案件全程的做法和细节信息最大化地记录下来,形成了案情摘要、案件法律关系图、案件代理方案、律师工作报告、案例检索报告、案件讨论记录、结案报告等具体可感的文书资料。在长期的记录、查阅和复盘的过程中,一些好的做法被逐渐认可,固定成为标准化模式,可供律所所有律师参照模仿,律所层面的显性知识也就形成了。”

    3、客户沟通的规范化
    客户沟通的规范化也是流程管理规范化的重要内容之一,同时也有利于处理好律师和当事人的关系。

    我们经常会遇到这样一种情况,一个案件律师投入了大量的精力,做了大量的工作,但是由于缺乏与当事人的有效沟通,而导致当事人对案件代理工作极不满意。为了避免这种情况,在案件流程中嵌入与当事人沟通的任务并设置时间节点就极为必要。例如,在保信所办案流程中,要求每个1-2周,主办律师必须与当事人联系一次;每一个月至少要与当事人书面沟通一次,这样沟通能充分取得当事人的信任,并形成口碑。

(四)积分管理科学化

    律所知识管理是一项复杂的系统工程,从文书管理标准化到文件管理智能化,再到流程管理科学化,都需要投入大量的人力成本,而这些投入在短期时间内又很难带来直接经济效益,所以会产生大量的律所公共事务。

    此时,需要建立律所积分管理制度,激励律师尤其是青年律师投入到律所知识管理的工作中来。比如,某律师助理制作结案报告、某律师的法律文书被确定为律所标准化文书、制作某一类案件的标准化流程都应当通过相应的积分计算为工作量,甚至具体到每一次知识管理会议的会务工作,都要进行相应的积分统计,以激发律师参与公共事务的积极性。

    律所积分管理制度还必须有相应的奖惩,并将积分与合伙人、律师的绩效评估相挂钩,与合伙人晋升、律师评优相挂钩,并且要设置一定的物质奖励。

 

五、律所知识管理的流程是怎样的?

(一)收集

    收集是知识管理的基础,即将能接触到的有价值的信息汇总到一个地方,目的在于数据的集中管理。对律所而言,需要对能够触及到的一切价值信息进行采集保存,为后续环节收集“原材料”。而且这种收集方法不重要,重要的是收集有价值的信息。

(二)整理

    整理是将不同来源、不同时间、不同场景下获得的信息进行结构化、标签化,以方便信息被检索,随时被调用。对律师个人而言,就是将我们采集的信息合理地进行整理;对律所而言,需要知识管理人员在相关业务部门人员的协作下建立合理的信息整理管理机制,以方便后期进行使用,这包括个案整理、年度整理等。

(三)加工

    经过整理的知识仍然只是知识,还需要进行加工。加工的目的是形成有用的知识体系框架或方法论,以便能够让知识帮助律师解决同类问题。可以说,加工是律所知识管理最重要的一个环节。知识管理专员需要将法律、律所、律师的知识进行系统的思考总结,并加工成为实用的知识体系,然后让这些经过加工的知识嵌入到律师的办案工作中。

(四)分享

    分享就是知识输出的过程。通过对外的知识输出,律所可以快速形成某一专业领域的标签,进而让“知识管理”产生经济价值。在输出的过程中,既可以将知识编撰成书,也可以以此为基础开发一套SaaS系统,还可以形成一套管理方法论进行对外培训;既可以输出客户直投产品,也可以输出出版物,还可以输出公众号文章进行新媒体传播。

(五)迭代

    律所知识管理是一项任重道远的持续性工作,知识需要不断更新迭代,才能够形成律所的核心竞争力。 


   最后,我们做一下简单的总结:
1、律所的核心竞争力是知识;
2、明确了律所知识管理的涵义;
3、律所应当知识管理作为律所战略管理中的核心工作来抓;
4、律所知识管理的六大痛点分别是海量的“僵尸”文档、隐性知识难以提取、律师不愿意做知识管理、人才的流动导致知识不断流失、不知道选择什么样的知识管理工具、知识管理工作难以持续精进;
5、律所知识管理包括文书管理标准化、文件管理智能化、流程管理规范化和积分管理科学化;
6、律所知识管理,包含了收集、整理、加工、分享、迭代五个环节。

 
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